Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 04/07/2026
Alta Documenta en qualité de responsable du traitement, attache une grande importance à la protection et au respect de votre vie privée. La présente politique vise à vous informer, conformément au Règlement européen n° 2016-679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après dénommé le « Règlement » ou « RGPD »), de nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation et le partage des informations que vous êtes amenés à nous fournir dans le cadre de nos activités.
Cette politique a pour but de vous informer sur les catégories de données personnelles que nous pourrions collecter ou détenir sur vous, comment nous les utilisons, avec qui nous les partageons, comment nous les protégeons, et les droits dont vous disposez sur vos données personnelles.
Identité et coordonnées du responsable de traitement
Conformément à l’article 13 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), nous vous informons que le responsable du traitement de vos données personnelles est :
Dénomination sociale : Alta Documenta
Forme juridique : SASU
SIREN 999 360 126 RCS Versailles
TVA intracommunautaire FR25999360126
Montant du capital social : 3000 €
Adresse du siège social : 44 chemin de Paris, 78650 Beynes
Contact : contact@altadocumenta.com
Directeur de la publication : Didier Ribault – Président et Fondateur d’Alta Documenta – Contact : contact@altadocumenta.com
Délégué à la protection des données (DPO) : Non désigné – Structure de moins de 250 salariés, non soumise à l’obligation de désignation d’un DPO selon l’article 37 RGPD
Autorité de contrôle compétente : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) – 3 place de Fontenoy, 75334 Paris Cedex 07 – www.cnil.fr
Principes directeurs de protection des données
Alta Documenta s’engage à traiter vos données personnelles dans le strict respect des principes énoncés à l’article 5 du RGPD :
- Licéité, loyauté, transparence : toute collecte est fondée sur une base légale explicite. La présente politique informe les personnes concernées avant la collecte.
- Limitation des finalités : les données collectées ne sont utilisées qu’aux fins déclarées. Pas de réutilisation à des fins incompatibles.
- Minimisation des données : seules les données strictement nécessaires aux finalités poursuivies sont collectées.
- Exactitude : les données sont maintenues exactes. Les personnes peuvent les corriger à tout moment.
- Limitation de la conservation : les données ne sont conservées que le temps nécessaire aux finalités (voir section 7).
- Intégrité et confidentialité : des mesures techniques et organisationnelles assurent la sécurité des données.
- Responsabilité : Alta Documenta documente sa conformité et peut en justifier à tout moment auprès de la CNIL.
Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Le terme « donnée personnelle » désigne toutes les données qui permettent de vous identifier, en tant qu’individu.
Lors de votre utilisation de notre site internet (le « Site »), lors de la prise de rendez-vous, lors de nos rencontres (en présentiel ou distanciel) ou lors de l’accomplissement de notre mission auprès de vous, nous pouvons être amenés à vous demander de nous communiquer certaines données personnelles vous concernant.
Données collectées
Données fournies directement par l’utilisateur
Via le formulaire de contact et de demande de diagnostic du Site :
- Données d’identification professionnelle : prénom (optionnel), nom de famille, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone (optionnel), fonction/rôle, dénomination de l’organisation employeur.
- Données de qualification du besoin : secteur d’activité, service(s) recherché(s), référentiels concernés, niveau d’urgence, taille de l’organisation.
- Données de contexte : description libre de la situation documentaire actuelle, source de connaissance d’Alta Documenta.
- Consentement RGPD : horodatage et contenu du consentement donné lors de la soumission du formulaire.
Données collectées via la newsletter
Pour les utilisateurs s’abonnant à la veille réglementaire mensuelle d’Alta Documenta :
- Adresse électronique professionnelle : seule donnée requise pour l’abonnement.
- Données de comportement : taux d’ouverture, clics (si outil d’e-mailing utilisé) à des fins d’amélioration du contenu uniquement.
- Consentement : horodatage et contenu du consentement explicite donné lors de l’inscription
Données collectées automatiquement
Lors de la navigation sur le Site, les éléments suivants peuvent être collectés automatiquement :
- Données de connexion : adresse IP (tronquée ou pseudonymisée), type et version du navigateur, système d’exploitation, résolution d’écran, langue du navigateur.
- Données de navigation : pages visitées, chemin de navigation, durée de visite, source de trafic (UTM parameters), date et heure de la visite.
- Données techniques : journaux du serveur web (logs) contenus dans les fichiers d’activité de l’hébergeur
Finalité et utilisation des données collectées
La consultation simple du Site ne nécessite pas d’inscription ni d’identification préalable. Elle peut s’effectuer sans que vous ne communiquiez de données personnelles vous concernant.
Cependant, lorsque vous décidez de vous abonner aux informations de notre Site, de télécharger une ressource disponible au téléchargement sur notre Site, que vous nous contactez directement par le Site, que vous répondez à des enquêtes, ou que vous nous envoyez des commentaires, nous collectons ces informations dans un cadre strictement nécessaire à la réalisation de notre mission.
Nous pouvons aussi collecter ces informations lorsque vous nous contactez par un autre moyen que notre Site (notamment par téléphone, email ou courrier postal), lors de la prise de rendez-vous, de nos rencontres (en présentiel ou distanciel) ou de l’accomplissement de notre mission auprès de vous.
Ces données collectées sont utilisées pour :
- Exécuter les missions d’accompagnement que vous nous confiez, gérer les contrats, facturer et suivre la relation commerciale avec vous. Le traitement est fondé sur l’exécution du contrat.
- Réaliser des opérations de prospection commerciale. Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime
- Gérer la comptabilité et répondre à nos obligations fiscales. Ce traitement est fondé sur une obligation légale.
- Répondre à vos demandes d’information et de prise de contact formulées sur notre Site ou par email. Ce traitement est fondé sur votre consentement.
- Nous aider à la préservation d’un environnement sain et sécurisé sur notre Site. Ce traitement est (i) fondé sur notre intérêt légitime (assurer la sécurité du Site), (ii) nécessaire au respect de nos obligations légales et/ou (iii) nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
- Gérer notre Site et effectuer des opérations techniques internes dans le cadre de résolution de problèmes, analyse de données, de tests, recherches, analyses, études et sondages. Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime (assurer la sécurité de notre Site et en améliorer ses caractéristiques).
Destinataire des données
Principe de non-divulgation
Alta Documenta ne cède, ne vend, ne loue et ne partage aucune donnée personnelle collectée via le site à des tiers à des fins commerciales. Vos données ne sont partagées qu’avec les catégories de destinataires strictement nécessaires au fonctionnement du Site et à la réalisation des missions.
Catégories de destinataires
Données transférées aux autorités et/ou organismes publics
Conformément à la réglementation en vigueur, les Données peuvent être transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, aux auxiliaires de justice, aux officiers ministériels, aux organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances, exclusivement pour répondre aux obligations légales, ainsi que dans le cas de la recherche des auteurs d’infractions commises sur internet.
Données transférées à des tiers
Nous pouvons travailler en collaboration avec des entreprises tierces ou consultants, prestataires qui peuvent avoir accès à vos Données, et notamment avec :
- Les sous-traitants auxquels nous recourons pour la réalisation de prestations informatiques (gestion de bases de données, hébergement, stockage, maintenance, prise de rendez-vous, etc.), comptables ou de communication.
- Les mandataires, consultants, ou tout tiers intervenant dans le cadre des missions d’accompagnement que nous offrons.
Nous transmettons uniquement à ces tiers les Données dont ils ont besoin pour effectuer leurs services, et nous exigeons qu’ils n’utilisent pas vos Données à d’autres fins. Ces tiers agiront uniquement conformément à nos instructions et seront contractuellement tenus d’assurer un niveau de sécurité et de confidentialité de vos Données identique au nôtre et de se conformer à la réglementation applicable sur la protection des données à caractère personnel. La liste de ces tiers peut être obtenue sur demande à contact@altadocumenta.com
Conservation des données
Durées de conservation des données
Vos Données ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies telles qu’énoncées dans la présente Politique et ce conformément au Règlement et aux lois applicables.
A cet égard, les Données utilisées aux fins d’exécution des missions que vous nous confiez sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées conformément aux délais de prescription.
Vos Données sont effacées lorsque les durées de conservation expirent.
L’archivage implique que vos Données ne seront plus consultables en ligne mais seront extraites et conservées sur un support autonome et sécurisé.
Les Données utilisées aux fins de prospection et communication peuvent être conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact du prospect concerné.
Vos Données sont effacées lorsque les durées de conservation expirent. Néanmoins, vos Données pourront être archivées au-delà des durées prévues pour les besoins de la recherche, la constatation et de la poursuite des infractions pénales dans le seul but de permettre, en tant que de besoin, la mise à disposition de vos Données à l’autorité judiciaire.
L’archivage implique que vos données ne seront plus consultables en ligne mais seront extraites et conservées sur un support autonome et sécurisé.
Lieu de conservation des données
Vos Données sont conservées pendant toute la durée nécessaire à leur traitement, puis archivées dans le respect de nos obligations légales. Elles font l’objet de mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées.
Les données collectées via le Site sont hébergées par : LWS (Ligne Web Services), dont les serveurs sont situés dans l’Union européenne.
Des données techniques peuvent également être collectées (dont votre adresse IP) pour assurer l’accès au Site et, lorsque cela est nécessaire, déterminer la ville depuis laquelle vous vous connectez.
En complément de l’hébergement du Site, certaines données peuvent être stockées sur des supports sécurisés :
- Ordinateur professionnel protégé
- Disque dur externe
- Solution cloud professionnelle conforme au RGPD
- Au sein d’outils en ligne utilisés dans le cadre de l’activité : solutions de prise de rendez-vous, outils de formulaires, espaces clients.
Lorsque nous avons recours à un service tiers pour le stockage, la prise de rendez-vous ou l’hébergement de documents, nous nous assurons que ces prestataires présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité et de protection des données, conformément au RGPD.
Droits des personnes concernées
Conformément aux lois et règlements applicables en matière de protection des données personnelles, vous bénéficiez d’un certain nombre de droits relatifs à vos Données, à savoir :
- Droit à l’information : vous avez le droit d’être informé du traitement de vos données personnelles et si vous souhaitez plus de détails, vous pouvez nous contacter à l’adresse : contact@altadocumenta.com.
- Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder à tout moment à l’ensemble de vos données personnelles.
- Droit de rectification : vous avez le droit de rectifier à tout moment vos données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes.
- Un droit d’effacement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos Données. Cependant, ceci n’est pas un droit absolu et nous pouvons, pour des raisons légales ou légitimes, conserver ces Données.
- Droit à la limitation : vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans certains cas définis à l’art.18 du RGPD.
- Droit à la portabilité : vous avez le droit de recevoir vos données personnelles dans un format lisible et d’exiger leur transfert au destinataire de votre choix.
- Droit à l’oubli : vous avez le droit d’exiger que vos données personnelles soient effacées, et d’en interdire toute collecte future.
- Droit d’introduire une réclamation : auprès de la CNIL en France, si vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation des textes applicables.
- Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles.
Notez toutefois que nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.
Le droit de retirer votre consentement à tout moment : vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos Données lorsque le traitement est basé sur votre consentement. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.
Le droit de donner des directives concernant le sort de vos données après votre décès : vous avez le droit de nous donner des directives concernant l’utilisation de vos Données après votre décès.
Vous pouvez exercer les droits ci-dessus en nous écrivant à l’adresse contact@altadocumenta.com
Mise à jour de la présente politique de confidentialité
Alta Documenta se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment, notamment en cas de :
- Modification des traitements de données mis en œuvre (nouveaux services, nouveaux outils).
- Évolution de la réglementation applicable (nouvelles lignes directrices CNIL, modifications législatives).
- Recommandations de l’autorité de contrôle (CNIL) ou décision de justice modifiant les pratiques recommandées.
La date de dernière mise à jour est indiquée en tête de la présente politique de confidentialité du Site. Les modifications substantielles font l’objet d’une information spécifique aux abonnés de la newsletter lors de l’envoi suivant la mise à jour.
L’utilisation du site après la publication d’une version mise à jour vaut acceptation de ladite version. Pour les traitements fondés sur le consentement, le consentement est re-collecté si les modifications affectent la finalité ou la nature du traitement consenti.
Contact
Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou pour toute demande relative à vos Données, vous pouvez nous contacter en nous adressant un courrier électronique à contact@altadocumenta.com